近年来，信息技术的飞速发展极大地拓展了档案工作的新领域，众多机构纷纷着手推进档案信息化建设。利用信息技术有效管理档案并开发档案管理系统，不仅能够更好地服务于经济建设与发展，而且已成为业界共识。随着信息化和网络化趋势的发展，档案管理系统的开发成为众多企业关注的焦点。

一、为何需要开发档案管理系统？目前，大多数档案管理仍处于可视化阶段，缺乏智能化手段，这不利于档案工作的进一步发展。同时，对实物档案存量的存在与位置缺乏精确把握，检索困难，且缺乏有效的安全管理机制。因此，采用大数据技术，提高运行效率，加快档案的检查和借阅速度，以及实现就地监管，都是迫切需要解决的问题。此外，提高资产保存率，避免财产损失，防止涉密事件的发生也是开发档案管理系统的重要目标。

二、开发档案管理系统的意义是什么？首先，确保纸质载体文件的安全。传统的档案保存方式存在许多安全问题，如档案可能被破坏或丢失等。通过数字化后，可以显著减少纸质档案的使用频率，从而降低人为或自然破坏的风险，提高原始纸质档案的安全性。其次，以多样化的功能服务满足企业管理的需要。为满足计量机构电子文件管理的要求，开发了文件管理系统。该系统在分析系统需求的基础上，构建了文件收集与录入、汇编与归档、识别与销毁、检索与查询、统计打印等功能模块。数据可以从各相关部门直接流入文件系统，收集的数据由文件系统进行处理和整理，并呈现给机构用户，从而实现计量文件信息的共享。

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